MS Outlook Sekretaris Pribadi Terandal

Hampir setiap orang, khususnya pemakai komputer, memiliki relasi dan memiliki kegiatan. Relasi adalah orang yang pernah atau selalu berhubungan dengan dirinya. Orang tersebut dapat berupa famili, sahabat, rekan kerja, teman sehobi, kolega separtai, relasi bisnis, dan bila perlu adalah tokoh idola. Kegiatan dapat berupa pekerjaan rutin yang harus diselesaikan di perusahaan, di sekolah atau kampus, di sekretariat organisasi, atau sekadar kegiatan keluarga. Bila relasi dan kegiatan tersebut diingat-ingat, tentu akan menghabiskan memori di otak kita.

 

Email di folder terpisah
Email dapat disimpan di folder terpisah

Bila Anda seorang manajer, sudah pasti Anda berhak meminta satu-dua orang sekretaris untuk membantu mengorganisasi kegiatan Anda. Namun bila Anda seorang single fighter, dan Anda tidak rela menyisihkan sebagian pendapatan Anda untuk menggaji seorang sekretaris, sudah saatnya Anda memanfaatkan program komputer yang memang dirancang untuk melakukan kegiatan seorang sekretaris. Salah satu program yang cukup terkenal terutama pada sistem operasi MS Windows adalah MS Outlook.

 

Sederhana tapi Hebat

Program Outlook merupakan bagian dari aplikasi MS Office dan memiliki kemampuan lebih lengkap dibanding Outlook Express yang merupakan bawaan sistem Windows. MS Office sudah keluar dalam beberapa versi dan yang terakhir adalah Office 2007, namun karena Outlook 2007 banyak tidak kompatibel dengan perangkat-perangkat yang relatif lama (3-4 tahun ke belakang), maka pemakai komputer masih lebih banyak memakai versi sebelumnya, yaitu Office XP atau 2003. Artikel ini membahas versi 2003 ini.

Apa kehebatan program Outlook? Ada empat kemampuan besar Outlook, yaitu data relasi (disebut Contacts), data kegiatan (disediakan dalam Calendar), data e-mail (melalui program E-Mail), dan data tugas-tugas yang harus Anda selesaikan (melalui program Task).

Dengan program ini, Anda dapat menyimpan data relasi dan famili Anda dengan rincian yang cukup lengkap, mulai dari data diri seperti nama, tanggal lahir, alamat terinci, sampai pada data nomor telpon, nomor faks, nomor ponsel, e-mail pribadi, e-mail kantor, dan masih banyak lagi. Anda juga dapat memasukkan foto masing-masing relasi Anda ini, sehingga ketika Anda membuka-buka kembali data Anda, dapat mengingat kembali kenalan lama yang jarang bertemu.

Selain rincian data relasi, Anda juga dapat memasukkan data kelompok atau grup. Misalnya saja Anda berteman dengan seseorang di klub sepeda sehat, dan kebetulan orang tersebut juga menjadi anggota partai Anda, dan sekaligus merupakan teman sealumni di SMP dulu. Anda dapat membuat kelompok misalnya: Klub Sepeda, Alumni SMP, dan Partai. Relasi yang lain lagi, mungkin Anda kelompokkan sebagai sesama Alumni SMP dan Relasi Kantor. Sedangkan sebagian data lain Anda kelompokkan sebagai Famili. Nah, ketika Anda akan melihat hanya kelompok Famili saja, maka data dari kelompok lain tidak akan terlihat. Demikian juga bila Anda menampilkan data Relasi Kantor, data lain akan tersembunyi.

Pada program Calendar, Anda dapat memasukkan jadwal kegiatan Anda, data ulang tahun relasi atau organisasi Anda (disebut birthday), dan data tanggal penting relasi Anda, misalnya data perkawinan (disebut Anniversary). Bila Anda mau, bisa juga Anda masukkan acara radio dan televisi favorit Anda, yang disiarkan tiap hari pada jam tertentu. Anda dapat memasukkan peristiwa yang berulang-ulang, misalnya ronda setiap 10 hari, atau ceramah setiap hari Senin dan Rabu, atau menerima gaji setiap tanggal tertentu. Pada setiap inputan tersebut, Anda dapat mengatur agar muncul alarm sekian menit atau jam sebelumnya. Bila Anda menggunakan fungsi Calendar ini, Anda tidak akan lupa ulang tahun relasi atau famili Anda, dan Anda juga tidak akan lupa dengan PR atau tugas Anda.

Fungsi E-mail juga memiliki kemampuan yang luar biasa, karena selain Anda dapat mengunduh e-mail dari layanan POP3, Anda juga dapat mengunduh e-mail dari layanan webmail seperti Gmail (sayang, untuk Yahoo layanan ini tidak gratis). Apabila Anda sudah mengunduh email ke Outlook, untuk membaca dan membalasnya, Anda tidak harus terkoneksi ke Internet. Outlook bisa menyimpannya di komputer Anda. Pada saat Anda terkoneksi ke Internet, Outlook akan mengirimkan semua balasan yang sudah Anda buat tadi. Ini adalah salah satu menghemat koneksi ke Internet, karena pada waktu menulis balasan e-mail, Anda tidak perlu terhubung ke Internet.

Kecanggihan program e-mail milik Outlook adalah Anda dapat membuat filter atau rumus tertentu, sehingga e-mail jenis tertentu akan disimpan di folder tertentu pula. E-mail kantor akan disimpan terpisah dengan e-mail dari rekan sesama penggemar burung perkutut, terpisah dari e-mail murid-murid perguruan pencak silat Anda, dan terpisah dari e-mail sesama anggota klub sepeda Anda. Demikian juga dengan e-mail sampah (junk mail) dapat Anda perintahkan untuk langsung masuk ke keranjang sampah. Dengan cara ini, Anda tidak akan kesulitan lagi membaca email yang masuk, meskipun jumlahnya ratusan.

Cara membuat rumusnya relatif mudah, karena Outlook sudah menyediakan wizard atau petunjuk yang mudah diikuti.

Fungsi penting terakhir adalah fungsi Task, yang dapat Anda gunakan untuk mencatat kegiatan yang tidak harus diselesaikan pada jadwal tertentu, tetapi harus Anda lakukan. Misalnya saja, cat ulang ruang tamu, atau rapikan berkas di kantor, atau kejar target 1.000 unit, atau selesaikan perijinan buka warung soto. Tugas-tugas ini paling hanya Anda beri tanggal batas pencapaiannya. Bila sudah tiba tanggalnya, Anda dapat mengatur apakah tugas akan tetap ditampilkan, atau disembunyikan. Lagi-lagi Anda tidak akan pernah lupa dengan tugas Anda.

 

Koneksi ke Perangkat Lain

Kehebatan lain yang juga dimiliki oleh Outlook adalah kemampuannya untuk melakukan pertukaran data dengan perangkat lain, bisa dengan sesama komputer, antara komputer Anda dengan perangkat ponsel, PDA, iPhone, atau BlackBerry Anda.

Misalnya saja Anda memiliki data yang lengkap di komputer Anda, lalu Anda membeli ponsel yang memiliki kemampuan untuk menyimpan data kontak dengan lengkap. Anda tidak perlu menginput data Anda secara manual satu persatu, tetapi gunakan proses sinkronisasi antara komputer dengan ponsel Anda. Untuk ini biasanya Anda harus menginstal program bawaan ponsel ke komputer Anda.

Proses sinkronisasi dapat Anda lakukan dengan tiga kemungkinan, yaitu: (1) dari komputer disalin semua ke ponsel, atau (2) dari ponsel disalin semua ke komputer, atau (3) data di ponsel dan di komputer saling disesuaikan. Data yang disinkronkan dapat berupa data kontak, kalendar, e-mail, maupun tugas Anda, selama memang disediakan oleh perangkat Anda. Proses sinkronisasi idealnya Anda lakukan setiap ada perubahan data, atau secara periodik, misalnya setiap akhir pekan. Dengan cara ini, Anda akan selalu memiliki data yang terbarukan.

Koneksi antara komputer dan ponsel (serta perangkat lain) dapat Anda lakukan dengan kabel maupun dengan nirkabel (misalnya fasilitas bluetooth). Namun bila data Anda relatif banyak, misalnya kontak lebih dari 200 orang, sebaiknya Anda gunakan kabel, karena lebih stabil. Apalagi di tempat publik, penggunaan Bluetooth sangat rentan dengan gangguan, baik penyadapan maupun virus.

Sekarang periksalah komputer Anda, apakah program Outlook sudah Anda isi dengan data? Bila belum, segeralah lakukan sinkronisasi dengan data yang ada di ponsel Anda. Lalu perbaikilah datanya di komputer, misalnya nama perlu ditulis nama lengkap, perlu ditambahi alamat e-mail dan alamat rumah, dan seterusnya. Setelah selesai diedit, mungkin setelah beberapa hari, barulah Anda sinkronkan dengan ponsel Anda lagi. Bila Anda menambah lagi ponsel Anda, Anda tidak perlu menginput manual, cukup lakukan sinkronisasi, maka data di berbagai perangkat Anda, akan selalu sama.

Saya sering tidak habis pikir ketika seorang teman saya bertanya ke penelponnya: “Ini siapa ya”, setelah dijawab “Lho aku Cipluk”, lalu dia menjawab: “Oh, maaf, soalnya ponselku baru, saya belum mengisi data”. Maksudnya dia mau pamer kalau ponselnya baru, tetapi malah terlihat kalau dia tidak tahu cara memanfaatkannya. (Wing Wahyu Winarno)

4 thoughts on “MS Outlook Sekretaris Pribadi Terandal

  1. maaf kl boleh tau saya minta arahannya bagaimana caranya dari kita membuat agenda yang terdapat dari calender outlook express di sinkronisasi ke calender yang terdapat di hp menggunakn bluetooth..

    terima kasih

  2. Outlook utk mengatur skedul kita, tapi sekretaris dipakai utk mengorganisasi tamu atau orang lain atau kantor kita. Misalnya saya menerima undangan dari Gubernur utk rapat minggu depan, biasanya kan dikirim ke kantor, nah yang menerima kan sekretaris.

    Di artikel ini saya kan hanya mengajak teman2 yg belum memakai outlook utk segera memakai. Saya masih banyak melihat teman2 saya punya ponsel canggih2, tapi catatan datanya tidak sinkron. Nah, dengan Outlook kan mestinya hidup jadi sederhana. Itu tujuan saya.

    Mengenai yg canggih2 seperti yang Anda ungkapkan, Anda kan sudah tahu jalan keluarnya, ya bagus lah kalau diceritakan kepada teman2 lain. Saya sudah meninggalkan Vista sejak lama. Juga Outlook 2007, karena tidak compatible dgn gadget2 saya.

  3. Pak Wing,
    Bagus artikel nya. Tapi saya kurang setuju tuh, kalau berani mengangkat diri atau diangkat menjadi seorang manager ya harus punya sekretaris dooong heheehe. Jadi jangan sekali2 berani2 mengangkat diri sendiri menjadi manager atau diangkat menjadi manager kalau tidak punya sekretaris:) walau emang kenyataan yang terjadi di real world seperti itu.

    Oia, kok gak membahas tips and trik MS Outlook? Contoh nya bagaimana memanage size dari “personal folder” itu sendiri. Secara yaah kalo udah 3 gigs an tau sendiri deehh hehehe. Secara ya pernah corrupt file nya dan gak bisa direpair, untung ada backup🙂. Apalagi dengan vista yang “centil” itu, jadi pengen downgrade ke xp lg nih😦

    Cheers, Sudung
    Alumni 2000.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s